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          行政事業單位內部控制信息化探析

          日期:2019-11-18 13:49:50  點擊數:


          [摘要]我國財政部在2017年1月25日制定了《行政事業單位內部控制報告管理制度(試行)》,而為了大力實施和切實推進行政單位內部控制,實行行政單位內部控制信息化是一個十分必要的途徑。文章對行政單位內部控制信息化建設需要面對的問題以及行政單位的現狀進行詳細的分析,指出了一些行政單位內部控制信息化的問題解決方向,希望能夠對加快行政事業單位內部控制建設進程起到參考作用。

          [關鍵詞]行政單位;內部控制;信息化建設

          1行政事業單位內部控制信息化建設現狀

          在進行這些業務層面的控制時,不必完全依靠人力進行控制,可以將控制指標輸入行政事業單位運營系統中,通過運營系統進行自動控制。在《行政事業單位內部控制報告管理制度(試行)》中,還對行政事業單位的內部管理提出了評價與監督的要求,可以將行政事業單位的權力機構對內部控制的有效性評價、形成的評價結論、出具評價報告的過程轉變為信息化管理,這對于內部監督管理的透明化以及監督的便捷性有很大的幫助。

          在信息化系統進行實施之前,已經存在根據會計準則和本單位會計業務規則自動產生出賬模板的總賬系統,以企業固定資產為管理對象、以資產臺賬為基礎、通過對固定資產運轉周期進行可視化管理的固定資產管理信息系統,以及針對政府采購管理與執行部門開發的專用綜合業務管理信息系統。但這些系統研發時間以及投入使用并不在同一時期,系統構建所使用的技術也不相同,造成這些系統互不兼容,無法同時使用,使得原本為簡化管理工作而研發的系統變得復雜化。行政事業單位進行內部控制首先要做的是整合現有的信息管理系統,對技術進行更新,完善系統結構,使得現有的一些信息管理系統變為一個整體,為行政事業單位內部控制提供便利,工作效率大大提高。大多數企業會設置獨立的內部控制部門,但行政事業單位內部沒有內部控制機構或部門,都是將內部控制這一職責劃分到財會部門下來執行,但是內部控制不僅需要財會部門來進行,信息部門也要參與其中,缺少一個都難以將內部控制進行下去。因此,這樣會使效率難以得到最大化提升,行政事業單位應重視內部控制的重要性,將內部控制設立為一個單獨的權力機構,聯合財會部門和信息部門以及調用各個部門的人力參與到內部控制中,將內部控制順利地開展下去,保證內部控制工作進行期間不會遇到相關部門拖后腿的情況。

          2行政事業單位內部控制信息化的方式

          在進行內部控制的理論研究過程以及對內部控制的實踐探索過程中,我們發現,內部控制的概念已經開始變得寬泛,包含的范圍也越來越大,行政事業單位的管理控制已經徹底滲透內部控制的各個方面,要想做好行政事業單位的內部控制,單位應從基礎做起,做好單位管理控制,并逐步實現全方位控制。因此,一個良好的行政事業單位信息化系統應有完善的結構組成,包括從數據源收集、識別和選取數據的信息采集系統,用于管理企業信息化過程中用到的各類企業業務相關的政策、策略、制度的規則庫管理系統,運用信息技術對風險進行管控的風險管理信息系統,由控制主體、控制客體和控制媒體組成的具有自身目標和功能的管理系統,具有實時動態監控和跟蹤監控的網絡化監控機制的監督檢查管理系統,由輸入、輸出和內部結構三部分組成的體現決策者所需目標的決策系統以及為企業所有級別的決策制定過程提供所有類型數據支持的戰略集合的數據倉庫等。在信息化建設過程中,預算系統能夠在預算期間對經濟業務采取一定的控制方法,對指定的預算責任單位的預算項目進行控制并提供相應的預算控制報告。國庫支付管理系統能夠實現直接支付、授權支付管理的完整流程,包括財政、單位零余額賬戶管理,支付申請管理,直接支付憑證、授權支付憑證的編制審核等。會計信息系統能夠將會計數據轉化為信息進行采集、存儲和處理,完成會計核算任務,并能提供進行會計管理、分析、決策使用的輔助信息。辦公系統能夠實現各種文檔電子化,通過電子文件柜的形式實現文檔的保管,按權限進行使用和分享。將這些組成元素進行集成,能夠為內部控制系統提供十分豐富的技術環境。

          內部控制系統是將行政事業單位的所有業務與經濟活動包括在內的管控,無論是日常的工作范圍還是獨立發生的采購、管理、報銷、審核等工作都是內部控制的范圍,這些工作由對應的信息系統管理并轉化為信息數據。采集系統具有特定的信息處理方式,能夠收集到采集系統所面向的行政事業單位運營過程中產生的信息數據并進行加工,將這些采集到的數據保存到數據庫中,并輸入風險信息管理系統中。采集系統十分高效,能夠有效地提升信息收集速度和信息總量,該系統保證了信息的實時性與有效性,包括了信息環境中的所有對象。規則庫系統內置了很多內部控制指令,有很多已經十分完善的內部控制架構,該系統可以支持豐富的規則輸入,雖然支持自動控制,但為了公平公正,還是要有人工參與。風險分析系統在收到來自數據庫的信息后,會調用規則庫系統的內部控制指令,通過比較后產生的誤差,來決定是否繼續進行控制程序??刂葡到y具有兩種級別的控制,在信息與指令標準偏差較小時,會執行提醒管理員操作;在信息與指令標準偏差較大時,會直接中止程序運行。監督系統能夠對數據庫中的數據進行監測,與行政事業單位的運營方向與方式做出對比,生成報告為管理員提供參考,這種行為是定期的操作,能夠使行政事業單位及時調整決策,適應外部環境的改變。決策系統能夠將子系統采集到的數據進行整理匯總,為管理者提供戰略決策的技術支撐。

          3實際分析

          一套完整的信息化管理體系是由各個子系統組成的,本單位的信息化系統在使用之前應在系統中輸入單位管理制度、各個部門的職責任務,以及執行業務的具體操作流程。并在信息化系統投入使用之前就已經使用的其他系統做一個詳細的梳理,并把危險發生的可能性和傷害的嚴重程度綜合評估的風險大小進行定性評估。以經濟核算提供的資料為依據,通過深入的調查研究以及對企業全部或局部經營活動的過程與結果進行分析和評價,提高經濟效益。合理設置內部控制關鍵崗位,明確職責劃分權限,實施相應的分離措施,形成相互制約、相互監督的工作機制,這些都要應用到內部控制管理中。在監督過程中,將發現的內部控制缺陷實時發送給管理員,便于管理員及時改進內部控制的不足,利用評價分析、風險點分析建立自評制度,便于相關工作人員查閱。

          4結論

          綜上所述,我們已經看到,行政事業單位的內部控制信息化十分重要,引進信息化系統能夠為事業單位進行全方位的效率提升,建立起適應時代發展的內部控制機制,提升行政事業單位工作質量。

          參考文獻:

          [1]周衛華.行政事業單位內部控制信息化探究[J].財務與會計,2016(15).

          [2]吳丹楓,付銘,王琪.基于行政事業單位內部控制規范的醫院預算內控建設[J].衛生經濟研究,2016(6).

                 來源:360kuai  作者:鄧韶勇 張磊 許勇君


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